Garantizar la seguridad de los documentos es intrínseco al éxito de las empresas y los notarios, abogados y otros profesionales del sector legal deben tener especial cuidado en la gestión de la documentación asociada a su actividad. Ya sea en archivos físicos o digitales, proteger la información es esencial, bajo riesgo de sufrir enormes daños con la pérdida de información y, no menos grave, la pérdida de confianza y reputación de su imagen profesional en el mercado. En este artículo le explicamos cómo puede realizar una mejor gestión de la información y le mostramos las herramientas más adecuadas para garantizar la seguridad de sus datos.
Hoy en día, tanto si hablamos de profesionales independientes como de PYMES o grandes empresas, es imprescindible contar con un plan de acción en materia de gestión de la información y la documentación. La última edición del informe Cost of Data Breach de IBM ha analizado datos de 17 países y concluye que los costes de la violación y pérdida de información para las organizaciones son cada vez más elevados, alcanzando un máximo histórico en 2022.
Los profesionales del Derecho se ven especialmente afectados por problemas relacionados con una mala gestión de los documentos y fallos en la protección de la información. Las cuestiones vinculadas a la confidencialidad y seguridad de los datos de los clientes son aún más relevantes cuando hablamos de estos profesionales, que tienen estrictos códigos de conducta y deontológicos que cuando son vulnerados, pueden traer consecuencias muy perjudiciales para su actividad.
Ya sean archivos físicos que permitan conservar en buen estado los documentos en papel, sistemas digitales en la nube u otras formas de mantener segura la información, hoy en día notarios y abogados necesitan herramientas que les ayuden a hacer más ágil y eficaz la gestión documental, siguiendo un conjunto de buenas prácticas que pasamos a explorar.
Ventajas de invertir en una buena gestión y seguridad de la información
Cada vez más clientes son conscientes de la importancia de la seguridad para protegerse contra la ciberdelincuencia – así lo indica el 56% de un universo analizado por la consultora Gartner. En general, los consumidores están cada vez más interesados en conocer el grado de riesgo al que se expone una empresa antes de decidir si utilizan o no sus servicios.
Lo cierto es que empresas de todos los sectores tienen ventajas a la hora de adoptar medidas para proteger sus informaciones, y los notarios y abogados no son una excepción. Estas son algunas de esas ventajas:
- Fidelice a sus clientes: mantener la privacidad de la información de sus clientes transmite confianza y seguridad, lo que puede ayudar a fidelizarlos.
- Prevenir ciberataques: garantizar la protección de sus documentos e información confidencial es una forma de prevenir los delitos informáticos.
- Garantizar la integridad de la información: al garantizar su seguridad, también se está garantizando que la información no será alterada de forma inapropiada.
- Asegurar el cumplimiento de las leyes: trabajando en la gestión de su documentación también estará cumpliendo con las leyes que establecen directrices sobre protección de datos y privacidad, como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
- Evitar la fuga de información confidencial y/o sensible: los datos sensibles y confidenciales menos protegidos pueden caer más fácilmente en las manos equivocadas e, incluso, podrá ser necesario pagar grandes sumas para recuperar la información.
- Proteger la reputación y la credibilidad: los profesionales que se preocupan con estas cuestiones dan una clara señal a sus clientes y al mercado de su sentido de la responsabilidad y conducta ética.
10 formas de lograr una buena gestión de documentos en su despacho
Como hemos visto, hay varias razones para invertir en una buena política de gestión documental en su notaría o bufete de abogados. Vea ahora las mejores prácticas a seguir para poner en marcha este plan.
- Defina y comparta las políticas internas de la organización
Empiece por definir una serie de normas sobre el uso de archivos en papel y digitales que incluyan directrices sobre cómo tratar la información sensible, qué herramientas utilizar y los procedimientos a seguir en caso de que se produzca algún fallo. Mantenga estas directrices a mano y, si trabaja con otros socios o empleados, compártalas para que todos estén en igualdad en lo que respecta al acceso a la información.
Además, compartir estas políticas puede fomentar el debate sobre la seguridad y aumentar la concienciación de los empleados sobre los riesgos que del manejo de información confidencial.
- Forme a su personal
El factor humano es el aspecto más relevante en la seguridad de la información. Esta fue, de hecho, la causa más común de las violaciones internas de datos que sufrieron las organizaciones en 2020. Ante este escenario, la formación de sus empleados -y la suya- es clave, ya que ayuda a reducir el riesgo de pérdida, robo o deterioro de documentos. A través de la formación también puede entender cómo proteger los documentos de accesos no autorizados o usos indebidos.
- Almacene correctamente los documentos físicos
Uno de los aspectos más importantes de la seguridad física de los documentos es su almacenamiento. Si los documentos no se guardan correctamente, pueden dañarse o destruirse, dejándolos inservibles. Lo esencial es que estos sean guardados en un lugar ventilado con frecuencia, y seco, para evitar que se deterioren. Debe también ser un espacio seguro, con bloqueo y acceso restringido.
- Limite el acceso y uso compartido
Cuando se trata de la seguridad de los documentos, una de las mejores prácticas que se pueden adoptar es limitar el acceso y el uso compartido.
De este modo, el gestor se asegura de que sólo las personas autorizadas puedan ver o editar los documentos. Limitar el acceso también evita que la información confidencial se filtre accidentalmente o se comparta de forma no autorizada. En el caso de la seguridad de los archivos digitales, una de las mejores prácticas se basa en el uso de credenciales y contraseñas seguras.
- Organice y clasifique los archivos
Un sistema eficaz de archivo, organización y categorización puede impedir el acceso no autorizado a documentos confidenciales, evitar la pérdida de información importante y garantizar que los documentos puedan recuperarse rápidamente cuando se necesiten.
Además, un buen método facilita la búsqueda de datos y contribuye directamente a la productividad de los profesionales y a su colaboración en el lugar de trabajo (incluida la oficina en casa).
- Aplique métodos de seguridad de archivos digitales
La protección de los documentos virtuales puede garantizarse mediante algunos métodos:
- Tokens: dispositivos electrónicos generadores de contraseñas que almacenan, de forma inviolable y segura, archivos certificados digitalmente. Permiten la autenticación segura de los usuarios.
- Infraestructura de clave pública (PKI): es una forma de codificar información utilizada, por ejemplo, en los certificados digitales, donde se aplican algoritmos de criptografía de clave pública para autenticar documentos mediante firmas digitales.
- Protección por contraseña: uno de los métodos más utilizados, debe cumplir algunos requisitos para ser altamente seguro. Esto significa que la contraseña debe ser compleja, con combinaciones de símbolos, letras (mayúsculas y minúsculas) y números. Cuanto más elaborada, menos riesgos.
- Criptografía: es una forma tradicional de seguridad de archivos digitales cuyo objetivo es proteger el contenido haciendo indescifrable el mensaje. Mediante esta tecnología, el acceso queda restringido al autor y al destinatario, que deben utilizar una contraseña específica.
- Invierta en computación en nube
Hoy en día, la mayoría de las organizaciones cuentan con algún tipo de infraestructura en la nube, pero todavía hay muchos profesionales jurídicos que desconocen la importancia de este servicio. La computación en nube ofrece muchas ventajas, como una mayor flexibilidad, escalabilidad y ahorro de costes.
Pero una de las ventajas más importantes de la computación en nube es su mayor seguridad. Cuando los documentos se almacenan en la nube, están protegidos de daños físicos o robos. Además, los sistemas de seguridad basados en la nube suelen ser más robustos y sofisticados que los desplegados in situ. Como resultado, los profesionales que invierten en alojar los documentos en la nube pueden disfrutar de una mayor tranquilidad, sabiendo que están a salvo y seguros.
- Programe copias de seguridad automáticas
Los backups automáticos permiten realizar copias de seguridad de los documentos, lo que garantiza una mayor protección contra pérdidas o violaciones.
Las copias se pueden realizar en los propios servidores de la empresa, en la nube, o en contenedores y búnkeres, dentro o fuera de los despachos de notarios y abogados. Sea cual sea el método, la idea es salvaguardar sus archivos en otros dispositivos. Al crear una copia de seguridad, se puede utilizar para restaurar el original si se corrompe o se pierde.
- Invierta en un software de gestión de documentos
La gestión de documentos se refiere a la normalización de la información para que sea accesible, organizada y conservada. Esto puede ser hecho con software específico, garantizando una mayor seguridad, control y acceso a la información.
Por lo tanto, la gestión se considera fundamental para la seguridad de los documentos, con el fin de evitar daños, pérdidas o robos. Cabe destacar también la gestión electrónica de documentos, que se centra en la seguridad de los archivos digitales, permite su seguimiento y control de acceso, además de facilitar su recuperación en caso de incidentes.
- Garantizar la correcta destrucción de los archivos
Los documentos obsoletos o que ya no son necesarios deben destruirse de acuerdo con las normativas legales e internas, garantizando la protección de los datos eliminados.
La destrucción confidencial de documentos ayuda también a proteger la información para que no caiga en manos equivocadas. Se trata de un servicio que pueden llevar a cabo empresas especializadas en este ámbito y mediante métodos que varían en función del tipo y la sensibilidad de la información de que se trate. Sin embargo, todos los métodos de destrucción se deben ejecutar de forma que se garantice que la información es realmente irrecuperable.
Siguiendo estos consejos, su despacho o notaría tendrá una buena protección de los documentos y de la información en general, garantizando una mayor seguridad y evitando posibles problemas legales o pérdidas económicas.
Como puede ver, hay varias prácticas que implican soluciones tecnológicas que contribuyen a una buena gestión y seguridad de los archivos digitales. Wordplex dispone de un conjunto de servicios tecnológicos para el sector jurídico, en el que se incluyen soluciones de gestión documental para notarios y abogados.
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